My w Gremi Media S.A (siedziba w Warszawie, adres: ul Prosta 51, 00-838 Warszawa, Rejestr Przedsiębiorców w Sądzie Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego numer KRS 0000660475), („Spółka”) jesteśmy zobowiązani do przestrzegania najwyższych możliwych standardów przejrzystości, uczciwości i odpowiedzialności oraz promowania etycznego postępowania. W celu ułatwienia naszym pracownikom/współpracownikom i odpowiednim stronom trzecim, które mają do czynienia z Spółką, zgłaszania się i wyrażania wszelkich poważnych obaw dotyczących niektórych aspektów działania Spółki opracowaliśmy Procedurę Dotyczącą Zgłaszania Nieprawidłowości. Niniejsza procedura informowania o nieprawidłowościach komunikuje Ci jako sygnaliście o tym, w jaki sposób wspieramy Cię abyś mógł bezpiecznie wyrazić swoje obawy, mieć informację z kim się skontaktować i wiedzieć jak złożyć zgłoszenie w zakresie nieprawidłowości („zgłoszenie nieprawidłowości”).
Procedura opisuje ponadto, w jaki sposób zapewniamy, że udzielane przez nas wsparcie jest w sposób odpowiedzialny i zgodny z prawem, w tym z ustawą o ochronie sygnalistów z dn. 14.06.2024 r. („Ustawa o ochronie sygnalistów”). Procedura opisuje również, jakie masz prawa i jak możesz z nich skorzystać.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszych zasad w zakresie zgłaszania nieprawidłowości lub sposobu ich zgłaszania, możesz skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych w ostatnim punkcie tej Procedury.
1.1 Sygnalistą może być:
1.2 Nadal możesz być sygnalistą, nawet jeśli nasza relacja oparta na pracy/współpracy zakończyła się lub jeszcze się nie rozpoczęła.
2.1 Spółka ponosi odpowiedzialność za realizację procedury zgłaszania nieprawidłowości zgodnie z niniejszą procedurą. W związku z tym mamy obowiązek chronić Cię, w tym nie ujawniać Twojej tożsamości nikomu poza upoważnionymi osobami, które otrzymają zgłoszenia nieprawidłowości lub podejmują działania następcze w wyniku tego zgłoszenia (chyba że wyrazisz na to wyraźną zgodę lub jesteśmy zobowiązani do ujawnienia Cię zgodnie z prawem) oraz upewniając się, że nie podlegasz odwetowi.
2.2 Należy jednak pamiętać, że w niniejszej procedurze dotyczącej zgłaszania nieprawidłowości ponosisz również odpowiedzialność. Oczekujemy, że będziesz zgłaszać tylko te informacje i dane osobowe, które są istotne dla obsługi konkretnego zgłoszenia. Prosimy również o niezgłaszanie osobistych skarg związanych z pracą/współpracą, takich jak konflikty interpersonalne między Tobą a innymi pracownikami/współpracownikami lub decyzji dotyczących Twojego zatrudnienia, współpracy lub zaangażowania. Osobiste skargi związane z pracą/współpracą należy zgłaszać personelowi HR, przełożonemu lub odpowiedniej osobie odpowiedzialnej.
3.1 Jeśli uzyskasz informacje w ramach stosunku pracy/współpracy ze Spółką i masz uzasadnione podstawy, aby sądzić, że w stosunku do Spółki doszło do wykroczenia lub rzeczywistego naruszenia obowiązujących zasad lub przepisów, możesz w tej sprawie dokonać zgłoszenia nieprawidłowości.
3.2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
3.3 Należy pamiętać, że uzasadnione podstawy oznaczają, że w świetle okoliczności i informacji dostępnych w momencie składania zgłoszenia nieprawidłowości, masz uzasadnione podstawy by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa.
4.1 Masz możliwość zgłoszenia nieprawidłowości:
4.1.1. w formie pisemnej w sposób określony w pkt. 4.2.
4.1.2. w formie ustnej wiadomości głosowej w sposób określony w pkt. 4.2.
4.1.3. w formie pisemnej poprzez przesłanie lub złożenie w kopercie z adnotacją „SYGNALISTA” pod adresem wskazanym w pkt. 7.2.
4.1.4. na Twój wniosek zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku przesłanego przy wykorzystaniu danych kontaktowych podanych w ostatnim punkcie tej Procedury.
4.2 Zgłoszenie nieprawidłowości w formie pisemnej lub w formie ustnej wiadomości głosowej jest możliwe za pomocą naszego zewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości Whistlelink. Produkt jest zarządzany przez podmiot zewnętrzny Whistleblowing Solutions AB i jest dostępny 24 godziny na dobę. Klikając w podany poniżej link możesz złożyć zgłoszenie nieprawidłowości w systemie Whistlelink: https://gremimedia.whistlelink.com
4.3 Potwierdzimy otrzymanie zgłoszenia nieprawidłowości w ciągu siedmiu dni od jego otrzymania. Wyznaczyliśmy bezstronne osoby do działań w związku z Twoim zgłoszeniem, które będą utrzymywały z Tobą kontakt i w razie potrzeby poproszą Cię dalsze informacje. Po podjęciu i przeprowadzeniu z zachowaniem należytej staranności działań następczych, otrzymasz informację zwrotną dotyczącą Twojego zgłoszenia, najpóźniej trzy miesiące od potwierdzenia odbioru zgłoszenia.
4.4 Bezstronne osoby wyznaczone do działań w związku z Twoim zgłoszeniem to: przedstawiciel Biura Prawnego Spółki, przedstawiciel Działu Kadr i Płac Spółki oraz przedstawiciel Zarządu Spółki.
4.5 Możesz również zdecydować się na anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości. W przypadku zgłoszenia anonimowego tryb jego realizacji jest taki sam jak w przypadku zgłoszeń poufnych, jednak nie jest wymagane podawanie danych kontaktowych, a cała komunikacja z Tobą odbywa się za pomocą ID zgłoszenia. Zgłoszenie anonimowe nie ma wpływu na Twoje prawa i ochronę wynikające z Ustawy o ochronie sygnalistów. Jednak pełna anonimowość może utrudnić nam zbadanie problemu lub podjęcie działań, które chcielibyśmy podjąć.
4.6 Istnieje możliwość zewnętrznego zgłoszenia nieprawidłowości do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego. Informacje kontaktowe można znaleźć tutaj: https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich5.1 Naszym celem jest zawsze ochrona przetwarzanych przez nas danych osobowych, najlepiej jak potrafimy. Oznacza to, że zawsze zobowiązujemy się chronić Twoją prywatność i przestrzegać obowiązujących przepisów dotyczących danych osobowych, w tym między innymi ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. W sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE).
5.2 Będziemy przetwarzać dane osobowe zawarte w zgłoszeniu nieprawidłowości w celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych zgodnie z m.in. Ustawą o ochronie sygnalistów. Więcej informacji o tym, jak przetwarzamy dane osobowe zawarte w raporcie dotyczącym zgłaszania nieprawidłowości, znajdziesz w naszej polityce prywatności tutaj.
6.1 Zobowiązujemy się do wdrażania i utrzymywania niezbędnych i adekwatnych środków w celu zakazania wszelkich form odwetu wobec Ciebie z powodu złożenia zgłoszenia w zakresie nieprawidłowości, w tym gróźb lub prób odwetu.
6.2 Dla przykładu, zakaz działań odwetowych z powodu złożenia zgłoszenia informującego o nieprawidłowościach, zgodnie z pkt 3 powyżej, oznacza na przykład zakaz:
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszych zasad dotyczących zgłaszania nieprawidłowości lub sposobu zgłaszania nieprawidłowości, skontaktuj się z nami, korzystając z następujących danych kontaktowych:
7.1 Dane kontaktowe Spółki:
[email protected]ul. Prosta 51 00-838 Warszawa
Procedura Dotycząca Zgłaszania Nieprawidłowości wchodzi w życie z dniem: 25.09.2024.